Vaša formula v treh korakih za pristop k e-pošti brez stresa

"E-pošto preverite samo enkrat zjutraj in enkrat popoldan - nič več, nič manj."

"Nastavite odziv" brez službe ", da bodo ljudje vedeli, da se osredotočate na delo in ne preverjate e-pošte."

Takšen nasvet za upravljanje e-pošte običajno ponujajo strokovnjaki za delo in poklic, ki opozarjajo, da je Inbox najboljši ubijalec produktivnosti. In res je: eno najbolj razširjenih orodij sodobnega podjetja je postalo ena največjih pomanjkljivosti. Če se želimo osredotočiti, moramo vsak dan omejiti čas v zaporu po e-pošti.

Strokovnjaki za produktivnost se ne strinjajo s tem, da moteča moč e-pošte sega veliko globlje kot zgolj prekinitev našega poteka dela. Pravzaprav se vaše digitalne navade povezujejo s psihološkimi dejavniki, ki se dogajajo zunaj vašega zavedanja.

Kaj vam sporoča vaša e-poštna navada

Ko doživite sprožilec - recite a ding vas opozori na novo sporočilo v mapi »Prejeto« - morda se boste takoj odzvali z reakcijo na koleno. Obrnete se na telefon ali prenosnik in začnete tapkati.

Ko ste se odzvali, boste doživeli majhen naval zadovoljstva. Ti čutiti produktivno in ne bi vas motilo, da bi se tako pogosteje počutili. Toda preden se zaveš, se znajdeš v ciklu preverjanja in odzivanja na e-poštna opozorila ob vseh urah: med družinskim časom, na večerji s prijatelji in med sprehodom skozi križišče. Morda ste opazili, da je to postal impulz, ki ga je težko nadzorovati.

Ta vrsta odziva je oblika "implicitnega spoznanja", nezavednih vzorcev, ki vplivajo na naše vedenje - in je razlog, zakaj je tako težko ne , da preverite mapo Prejeto. Zgodi se, ko sčasoma vaš miselni proces izgine v ozadje. Zdaj pa se zdi samodejno, v resnici pa se dogaja zapletena komunikacija med možgani, telesom in živčnim sistemom.

S preverjanjem in odzivanjem na e-pošto se vse, kar se začne kot zavestna odločitev, kmalu spremeni v samodejno hiter osvežitev mape »Prejeto«, ne da bi o tem sploh pomislili. Ko se začne implicitno spoznanje, elektronsko pošto preverjamo impulzivno, pogosto takrat, ko vemo, da bi morali delati na nečem pomembnejšem.

Čeprav se na začetku dobro počutite, če se odzivate na nočna e-poštna sporočila, lahko to hitro vpliva na vaše odnose, čas in splošno srečo, če to pustite v navadi. Ta hiter užitek, čeprav dolgoročno ni koristen, ima prednost pred zdravo pametjo. Ker napačno povezujemo zadovoljstvo z odzivanjem na e-pošto s storilnostjo, to počnemo več, dokler ne ugotovimo, da je to vpeto v našo vsakodnevno rutino.

Previden pristop do e-pošte: 3 vprašanja

Svoje možgane lahko znova usposobite za bolj zavestne in namerne načine uporabe e-pošte, o čemer več poučujem v programu REWIRE, programu, namenjenem ljudem, da si ustvarijo bolj zdrave navade in boljši odnos s tehnologijo. Kot pri drugih negativnih vzorcih se začne tako, da si zastavite nekaj ključnih vprašanj, da odkrijete osnovne razloge, zaradi katerih ste prisiljeni tako pogosto pasti v zajec.

1. "Ali je to najboljši izkoristek mojega časa?"

Na čem ste delali tik preden ste postali žrtev mape Prejeto? E-pošta je odličen motilec, zato s tem vprašanjem preverite in preverite, ali impulz za preverjanje sporočil med produktivno žilico iztiri vašo pozornost.

Veliko e-poštnih sporočil je mogoče hitro prebrati, nanje odgovoriti s preprostim "da" ali "ne" ali vložiti pozneje. Dobro pravilo: če lahko akcijo zaključite v 5 minutah, jo opravite takoj. Prihranite daljša obdobja neprekinjenega časa, da boste lahko opravili smiselno delo z velikim vplivom.

2. "Zakaj se mi zdi, da moram zdaj preveriti e-pošto?"

Ko opazite, da se ukvarjate s svojo e-pošto, se pred nadaljevanjem odločite za bolj ozaveščen in zavesten pristop. Kaj se še dogaja, ko se osvežite mapo »Prejeto«? Ali se počutite osamljeni, dolgčas ali se bojite, da bi vas ocenili kot lenobe, če se ne odzovete hitro? Ko odkrijete koren impulza, poiščite bolj zdrav način za zadovoljitev čustvene ali fizične potrebe, ki ste jo prepoznali.

V svoji knjigi Boljše kot prej, strokovnjakinja za srečo Gretchen Rubin, predlaga oblikovanje menija »priboljškov« - majhnih užitkov ali razvajanja, ki so produktivni izhodi za stres. Rubin poudarja, da pogosteje kot zdrave priboljške ne gre za sedenje pred zaslonom, temveč gre za dejanja, ljudi ali stvari, ki vas poživijo. Nekaj ​​primerov bi bilo igranje s svojim psom 20 minut, nakup lepega zeliščnega čaja, obisk joge, terapevtsko risanje v pobarvanko za odrasle ali organiziranje vaše mize (kajti če ste čeden čudak, kot sem jaz, dejansko najti to sproščujoče).

3. "Kateri cilj poskušam doseči?"

Obstaja razlog, zakaj se mnogi najuspešnejši ljudje na svetu izogibajo preverjanju e-pošte najprej zjutraj. To je zato, ker je Brendon Burchard, strokovnjak za osebni razvoj in avtor Obtožba pravi: "Inbox ni nič drugega kot priročen sistem organiziranja dnevnih redov drugih ljudi." Če niste previdni, se lahko izgubite v zasedenem delu in preprosto reagirate na zahteve drugih, ne da bi si ustvarili čas za uresničitev svojih najpomembnejših projektov in prioritet.

Če se želite izogniti tej pasti, določite določen namen ali razlog za odpiranje mape »Prejeto« (tj. »Pošljite šefu moje dokumente na pregled za sestanek ob 13. uri,« »Poiščite in natisnite informacije o letu«). Določite, kaj želite doseči prej če se potopite v e-pošto, ste osredotočeni. Prekine krog implicitne kognicije, ki bi vas običajno pripeljal do tega, da ostanete zataknjeni v mapi Prejeto. Namesto tega imate še naprej nadzor nad svojim vedenjem, kar vam omogoča, da vstopite in izstopite iz mape »Prejeto« ter nadaljujete s pomembnejšimi predmeti.

Druga dobra strategija za ohranjanje e-poštnih navad je preveriti enačbo in razmisliti o tem, kaj zamudite, ko preverite. Kot ljudi nas motivirajo bolj izgube kot dobički, zato vam lahko znanje o pomembnih opravilih, ki jih žrtvujete, tako da ostanete zapleteni v e-pošto, pomaga preiti v akcijo in znova določiti prednost za delo pri stvareh, ki so resnično pomembne. Če ste takšni, kot nas večina, imate v enem dnevu težave z vpogledom v vse elemente s seznama opravil, toda ob upoštevanju, kateri imajo prednost, je vaša neto izguba nižja.

Večina se ne zavedamo, v kolikšni meri žrtvujemo svojo pozornost do mape »Prejeto«. Počutimo se osredotočeno, vendar se ne zavedamo, kako naše brezumne, samodejne navade preverjanja e-pošte prispevajo k utrujenosti in izgorelosti. Če si zastavite ta vprašanja, lahko lažje ugotovite, ali vas e-poštne navade vodijo do uspeha ali zadržujejo vašo produktivnost. Oboroženi s temi informacijami lahko prezrete dings in pinge in prevzamete nadzor nad svojo mapo Prejeto.

PS: Če ste pripravljeni prevzeti nadzor nad svojim časom, spremeniti svoje digitalne navade in živeti bolj uravnoteženo življenje, je moj tečaj REWIRE za vas. Prijavite se tukaj, če želite izvedeti več!