6 korakov za boljše upravljanje časa: Intervju z Russellom Bishopom
Danes imam veselje z intervjujem z Russellom Bishopom, trenutno višjim urednikom za Huffington Post in ustanoviteljem svetovalne in trenerske družbe Bishop & Bishop. Russell je avtor številnih člankov o moči izbire in zavedanja ter ima dve knjigi v razvoju. Russell je strokovnjak za osebno in organizacijsko preobrazbo treniral vodstvene ekipe, podjetnike in izvršne direktorje v 34 državah po vsem svetu. Predaval je za programe MBA na univerzi UCLA, univerzi v Teksasu in univerzi Washington. Russell je magistriral iz pedagoške psihologije na Kalifornijski univerzi in trenutno prebiva v Santa Barbari v Kaliforniji.
Vesel sem, da moj mož Eric ni slišal najinega pogovora, ker me Eric že mesece lovi po mojih e-poštnih sporočilih in izbriše tiste, ki jih ne rabim. Na neki točki me je Russell vprašal, koliko sporočil imam v svojem nabiralniku. Nisem mogel najti številke. Končno sem pravkar začel seštevati vsa e-poštna sporočila iz svojih petih računov in mu rekel, da jih je približno 70.000.
Glasno se je zasmejal.
"Kaj?" Sem rekel: "Je to veliko?"
Vsekakor zelo potrebujem nekaj upravljanja časa in organizacijskega treniranja in vedno sem užival v Russellovih objavah na The Huffington Post. Tukaj je torej nekaj njegovih organizacijskih nasvetov!
Therese: V svojem prispevku "Ali je večopravilnost dobra zate?" razložite razliko med večopravilnostjo in večciljanjem. Prvi vodi do naloge, kar ni priporočljivo. Kako se izogniti polovični nalogi?
Russell: Mislim, da se moramo najprej osredotočiti na namen in vrednost tega, kar počnemo. Večino ljudi moti tisto, kar je pred njimi. Dobijo elektronsko sporočilo, zato ga preberejo. Potem nekaj posežejo in najdejo zapis, ki so ga pozabili nadaljevati itd. Vidijo stvar, ki je tik pred njimi. In to počnejo brez veliko razmišljanja.
Therese: Torej pravite, da moramo uporabiti sistem štirih kvadrantov upravljanja časa, ki ga je Stephen Covey predstavil v svoji knjigi "Sedem navad zelo uspešnih ljudi", da bi ločili nujno od pomembnega?
Russell: Natančno. To je klasična formula - nujno v primerjavi s pomembnim -, ki človeku pomaga, da se nečemu ustrezno posveti - da oceni njegovo vrednost - tako da nenujne zadeve ne postanejo nujne. Ker je glavna težava, ki jo slišim od svojih strank, ta, da se nenehno borijo z požari. Rečem jim: "Ne bodite korporacijski požarnik."
Therese: Sliši se dobro, kako pa to storiš?
Russell: Z delovanjem nekoliko bolj kot gasilci. Si lahko ti fantje privoščijo prazne gume ali mehanske težave s tovornjakom? Ne. Življenje je odvisno od njihovega pojavljanja brez težav. Zato sprejmejo vse potrebne varnostne ukrepe, da bodo pripravljeni. Tovornjak imajo vzdrževan. Vodijo ustrezen trening.
Therese: S teboj sem, toda kako to pomeni boljše upravljanje časa?
Russell: Mislim, da v svojem osebnem in poklicnem življenju ne bi morali gasiti požarov, morate 1. pripraviti načrt, 2. sodelovati in 3. opraviti. Vsaki nalogi dodelite vrednost in se odločite, kako jo izvesti, tako da to, kar ostane, ne zgori in ne povzroča velikih težav.
Therese: V redu, kako torej, ko dobite e-pošto ali vas nekdo prosi, da nekaj storite, kako izvedete ta načrt gasilstva?
Russell: Imam si šest vprašanj, ki si jih zastavim, da bi obdelal informacije.
1. Kaj je to? Je to podatek? Ali moram nekaj storiti?
2. Kakšen ukrep je potreben? Kako dolgo bo to trajalo? Če sta manj kot dve minuti, lahko to storim zdaj?
3. (Če zahteva več časa kot dve minuti) Kakšna vrednost se prikaže, če to storim? Kakšen je vpliv?
4. Ali se splača narediti? Kakšne so posledice, če to storim ali če tega ne storim?
5. Ali je to moja odgovornost ali za koga drugega? Kdo je odgovoren za to?
6. Ali ima časovni rok? Ali je treba to storiti na določen datum? In če to ni moja odgovornost, ali moram nadaljevati?
Therese: Kaj bi rekli, da je največja napaka, ki jo naredimo pri upravljanju svojega časa?
Russell: Mislim, da moramo vedno poskrbeti, da je to, kar počnemo, povezano s pomembnim ciljem in na ta način vsaki nalogi dodelimo osebno integriteto.
