9 nasvetov, ki vam bodo pomagali postati bolj produktivni že zdaj

Nikoli ni dovolj ur čez dan. Želim si, da bi imel več časa! 

Se vam zdi, da čez dan približno tisočkrat rečete kakšno različico zgoraj (dajte ali vzemite)?

Čeprav bi bilo lahko več ur v dnevu lepo, ni nujno, da nam pomanjkanje časa preprečuje dokončanje nalog in doseganje ciljev.

Včasih nas ustavi naša miselnost. Na primer, ali mislite, da morate vse narediti sami? Se vam zdi, da morate vsakemu e-poštnemu sporočilu, sestanku in priložnosti odgovoriti pritrdilno? Čakate pravi čas, da začnete smiseln projekt?

Včasih je tisto, kar nas ustavi, praktična ovira, na primer neznanje, koliko časa dejansko traja opravilo, ali nedelovanje v času našega največjega produktivnega časa (ki se razlikuje za vsakega človeka).

Na srečo to niso nepremostljive ovire. Lahko jih prilagodite, popravite in premagate, kar lahko storite zdaj. Spodaj je devet strokovnih strategij, ki jih lahko poskusite.  

Uporabite majhne žepe časa. "Najboljši način, da postanemo bolj produktivni, je, da nehamo čakati na pravi čas," je dejala Debra Eckerling, avtoricaVodnik po vaših ciljih: Načrt za določanje, načrtovanje in doseganje vaših ciljev. Eckerling sodeluje s posamezniki in podjetji pri postavljanju ciljev in upravljanju projektov.

Delo v korakih - že zdaj - vam lahko pomaga bistveno napredovati in dejansko dokončati naloge. Na primer, če je vaš cilj objaviti objavo v blogu enkrat na teden, je Eckerling dejal, lahko v ponedeljek napišete osnutek; revidirati v torek; pregledajte ga in dodajte slike in povezave v sredo; in ga objavite in promovirajte v četrtek.

Sledite svojemu času. Ali veste, kako dolgo traja, da odgovorite na e-pošto? Ali končati pisanje tega poročila? Ali izpolnite prvi osnutek članka? Po besedah ​​pisateljice produktivnosti Marije Kojić, "če veste, kako ste trenutno porabljate čas, boste natančno vedeli, kako lahko s svojim časom izboljšate svojo produktivnost v prihodnosti.”

Kojic je delil ta primer: Ko sledite svojemu času, ugotovite, da vsak dan porabite 3 ure za brisanje e-pošte in odgovarjanje na vsako prejeto e-pošto. Kar pomeni, da bi lahko namesto tega dve uri namenili svojim prednostnim nalogam.

Delegirajte in avtomatizirajte. Matt Bodnar, strokovnjak za strategije in ustvarjalec ter gostitelj podcasta The Science of Success Podcast, je poudaril, kako pomembno je prihraniti svojo ustvarjalnost in moč odločanja za pomembne naloge z velikim učinkom (ki bodo drugačne za vse). Najprej je predlagal, da si naredite inventuro svojega življenja (tako to počne) in določite naloge in dejavnosti, ki zapravljajo vaš čas in energijo. Nato razmislite, kako jih lahko prenesete ali avtomatizirate.

Bodnar ima na primer virtualnega asistenta, ki načrtuje večino svojih sestankov, izpolnjuje poročila o stroških in rezervira potovanja. Te na videz majhne stvari se seštevajo. Kot je poudaril, »Tudi sprostitev 5 ur na teden (eno uro na dan) zapravljenega administrativnega časa je lahko ogromna. To je 20 ur na mesec. To ustreza 40-urnemu delovnemu tednu na dva meseca, ki je dodan v vaš koledar. "

Za svoj podcast se Bodnar osredotoča izključno na snemanje intervjujev - vse ostalo avtomatizira, vključno z ozaveščanjem gostov, avdio produkcijo, objavljanjem epizod in grafičnim oblikovanjem.

Zaščitite svoje prioritete. Ugotovite, kaj je za vas najpomembnejše. Kaj predstavljajo vaše velike cilje, vaše globoko delo? Ko enkrat veste, je bistveno spoštovati te prednostne naloge in zavrniti vse, kar ni usklajeno z njimi, je dejal Bodnar.

Seveda se boste morda počutili slabo, če boste rekli ne. Vendar »če res želite doseči velike prioritete v svojem življenju, morate ljudem včasih dovoliti, da se razburjajo ali se počutijo, kot da ste jih ignorirali, morate zavrniti priložnosti in zavrniti sestanke, ki niso pomembni. " Kajti kaj je za vas pomembnejše - priti v ničlo mape »Prejeto« ali delati na pomembnem projektu?

Povežite se s svojim »zakaj« na globlji ravni. Zakaj si prizadevate za cilj, za katerega si prizadevate? Kaj boste pridobili, ko boste dosegli ta cilj? Govornik in trener Jessi Beyer je predlagal odgovor na ta vprašanja in nato nadaljevanje, da bi ustvarili čustveno povezavo.

Na primer, na površinskem nivoju vaš razlog, zakaj je treba dokončati določen projekt, da ste upravičeni do napredovanja ali povišanja, dobivate to povišanje ali povišanje. Toda ob nadaljnjem razmisleku je čustvena povezava več stabilnosti za vašo družino, več denarja za hčerinski univerzitetni sklad in boljše ure, tako da lahko dejansko pridete do športnih iger in nastopov svojih otrok.

"Če svoj" zakaj "povežete v nekaj, kar vam je tako drago, bo to še močnejše kot motivator," je dejal Beyer.

Poudarila je tudi, da se je treba osredotočiti na "notranje zadovoljstvo" in "zunanje priznanje". "Ne morete nadzorovati, kako ljudje mislijo ali ravnajo, in vaša motivacija bo propadla, ko bodo vse, kar imate, sanje o tem, da bi nekoga drugega kot vas."

Ko enkrat spoznate svoj globlji razlog, si ga zapišite in ga hranite nekje vidnega.

Dogovorite se zase. Veliko lažje je, da se dogovorimo za sestanek s kom drugim, kot pa da spoštujemo lastne zaveze. A naj vas to vseeno ne ustavi. Eckerling je priporočil, da si ogledate svoj urnik in preprečite čas ali ustvarite "sestanke" za osredotočeno delo. Stalni sestanek je še boljši, je dejala.

Ko končate z osredotočeno sejo, zapišite, kaj ste dosegli, je dejala. »Tako se lahko ob koncu vsakega tedna ali meseca ozrete nazaj in vidite svoj napredek. Ko boste videli, koliko ste dosegli, vas bo to spodbudilo, da boste še bolj produktivni. "

Upoštevajte pravilo 2 minut. "Če traja manj kot dve minuti, samo to storite zdaj," je dejal Alexis Haselberger, trener za upravljanje časa in produktivnost, ki sodeluje s posamezniki in skupinami, da jim pomaga povečati produktivnost in zmanjšati stres. Delila je te primere: odgovorite na povabilo takoj, ko ga prejmete; optično preberite ali raztrgajte kos papirja, ki pride čez mizo.

Druga varianta dvominutnega pravila je, da se zavežete, da boste delali pri težki nalogi, ki ste se ji izognili le dve minuti, je dejal Kojić. To izhaja iz Newtonovega prvega zakona: "Predmet v mirovanju ostane v mirovanju, objekt v gibanju pa v gibanju." Zamisel je, da če začnete delati z nalogo, boste verjetno nadaljevali z njo (preteklo 2 minuti), ker ste že v gibanju, Je dejal Kojić.

Ustvarite vizualni opomnik svojih ciljev. Po mnenju Eckerlinga je to opomnik na to, za kar si prizadevate. Opozorila je, da je vaš opomnik slogan: "nekaj kratkega, hitrega in nepozabnega, ki temelji na vašem osebnem ali projektnem poslanstvu", na primer "deli mojo zgodbo" ali "pojdi na to." Ali pa je morda opolnomočna lirika. Eckerlingu je všeč “I ain’t usedlin” iz pesmi Sugarland “Settlin”.

Opomnik je lahko tudi podoba nečesa, kar želite ustvariti. Karkoli izberete, postavite v svojo pisarno ali na ozadje računalnika ali kamor koli vsak dan pogledate.

"[S] videti, da je to, za kar si prizadevate, mogoče, je navdihujoče in motivirajoče."

Ugotovite svoj čas konice. Po besedah ​​Eileen Roth, strokovnjakinje za produktivnost in avtorice knjige, ko je mogoče, najhitrejše projekte vodite v času največjega časa. Organiziranje za lutke. Da bi odkrila svoj vrhunec, je predlagala, da bodite pozorni na to, kdaj se najbolje počutite 3 do 4 dni:

• Ko se zbudite, se počutite "nabiti"? Ali zjutraj dosežete več, a se vam zdi, da vlečete popoldan? Če je tako, ste jutranji človek.
• Če po kosilu zlahka dosežete več, potem ste popoldanska oseba.
• Če ste najbolj produktivni ponoči in če delate od 9 do 5, izberite svoj najboljši čas.

Druga možnost, kot je dejal Roth, je, da imate "Tiho uro" in na vrata pisarne ali steno kabine postavite napis, ki kolegom reče, naj se vrnejo čez eno uro. "Na ta način lahko prihranite 5 ur na teden in verjetno naredite več kot teden…"

Roth je tudi predlagal, da se sestanke premaknete v vaše ne-konice, če je mogoče. In če morate delati v času, ki ni konica, začnite z lažjimi, bolj rutinskimi ali manj kreativnimi deli projekta, kot so raziskave ali vnos podatkov, je dejala. To vam pomaga pridobiti zagon in nadaljevati.

Čeprav ne moremo imeti več ur na dan, lahko postanemo strateški in se osredotočimo na svoje prioritete. In lahko začnete že zdaj.

Ta članek vsebuje partnerske povezave do Amazon.com, kjer se Psych Central plača majhna provizija, če je knjiga kupljena. Zahvaljujemo se vam za podporo Psych Central!