Kako napisati učinkovit seznam opravkov

Spomnim se, kako sem preizkusila svoj prvi urnik po urah, da sem lažje opravila stvari, ko sem bila stara 10 let. To v resnici ni bila moja stvar. Od takrat sem upokojil urni načrt, vendar se še vedno zanašam na dnevni seznam opravkov.

Vsak večer sem na univerzi šel skozi iste gibe. Ročno sem napisal seznam opravkov za naslednji dan, razvrščen po prednostnih nalogah. Poleg vsake naloge sem zapisal, koliko ur naj traja.

To je bila in je še vedno navada in iskanje sistema, ki deluje, se mi je boril. Preizkusil sem različne metode, kupil številne knjige na to temo in eksperimentiral: barvno kodirano pisanje, opomniki po opombah v kopalnici, aplikacije, merilniki dneva - če želite, poskusil sem to. Tako sem se odpravil na pustolovščino, da bi ugotovil najučinkovitejši način, ne samo, da bi napisal svoj seznam dnevnih opravil, ampak da bi opravil več stvari.

Kratka zgodovina seznama opravil

Charles Schwab je bil jekleni tajkun in človek, obseden s proizvodnjo in ekonomsko učinkovitostjo. Bil je eden prvih Američanov, ki je v svojih tovarnah uvedel proces dela, ki mu je bil prihranjen čas, imenovan Taylorism. V zgodnjih devetdesetih letih 20. stoletja je Schwab poslal sporočilo, v katerem je zapisal, da bo lepo nagrajeval posameznika, ki bi lahko izboljšal produktivnost svojih zaposlenih.
Ivy Lee, oče odnosov z javnostmi, se je srečal s Schwabom in predlagal naslednje:

Vsak zaposleni bi moral vsak dan zapisati šest nalog, jih razvrstiti med najvišjo in najnižjo prioriteto in se takoj lotiti prve naloge. Nadaljujejo naj se po svojih seznamih, pri čemer se vsa nedokončana opravila preprosto premaknejo na seznam naslednjega dne. Po 90 dneh oblikovanja in spremljanja seznamov je Schwab opazil, da se je produktivnost močno izboljšala.

Seznam opravil je v vsakdanjem življenju postal vsakodnevna potreba, vendar ni ravno orodje, zaradi katerega ste bolj produktivni.

Na neki točki ste verjetno sestavili seznam opravkov z 10 ali več nalogami, ki jih je treba opraviti v kratkem času. Ko se lotite dela, vas neizmerna naloga pusti v paralizi, s težkim občutkom obveznosti in zoprnim občutkom. Psihologi temu nadležnemu občutku pravijo Zeigarnikov učinek, star pojav na področju psihologije. Naš um bo ostal osredotočen na nedokončano nalogo, zaradi česar bo trpelo naše duševno in fizično zdravje.Po zaključku smo te naloge osvobojeni.

Psihološka naglica pri izpolnjevanju vseh naših nalog je stanje, ki ga ima naš um rad. Zakaj torej sploh sestavljamo te velikanske sezname?

Dr. Tim Pychyl je strokovnjak na področju raziskovanja odlašanja. Trdi, da čutite takojšen občutek dosežka že tako, da zapišete vse naloge, ki bi jih radi opravili, ne da bi dokončali katero koli izmed njih. Vaši možgani bodo simulirali uspeh, ki bi ga radi čutili.

Zapisovanje številnih nespecifičnih nalog na seznam opravil deluje kot popoln posrednik za takšne fantazije. Omogoča vam fantaziranje o uspešnem opravljanju težkih nalog in vam daje dovoljenje, da se miselno prepustite tej misli. To je takojšnje zadovoljstvo, vendar v resnici še niste ničesar dosegli.

Začetek dneva z neprioritetnim seznamom opravil lahko tudi oslabi vašo sposobnost produktivnih odločitev, ko dan mineva. Izčrpavanje ega se nanaša na količino "točk" odločanja, ki jih imamo. Ko izrabljamo svoje točke, oslabi naša sposobnost sprejemanja pametnih odločitev.

Več kot 100 poskusov potrjuje, da se z večjo samokontrolo na začetku dneva vaša motivacija in pozornost zmanjšujeta z dnem. Zato ljudje po stresnih in napornih dneh ponavadi varajo svojo prehrano. Če se vsako jutro odločite, kaj boste jedli za zajtrk, ali izberete, kaj bi morali obleči, zapravljate omejene vire samokontrole za nepomembne naloge. To je eden od razlogov, zakaj je bil legendarni izvršni direktor Applea Steve Jobs znan po tem, da je vsak dan nosil isto obleko.

Pisanje učinkovitega seznama opravil

Nejasne enobesedne naloge na seznam opravil preprečujejo hitrejše opravilo. O svojih opravilih morate razmišljati konkretno. Čeprav lahko zapisovanje opravila z uporabo nespecifičnih izrazov za zdaj prihrani čas, škoduje vašemu napredku in dolgoročno ne prihrani časa.

Takole napišete seznam opravkov:

1. Vse, kar resnično potrebujete, je krajši seznam, če želite hitro nalogo dokončati. Na svoj dnevni seznam opravil zapišite največ tri naloge. Morda imate drugi, tekoči seznam, ki spremlja naloge, ki prihajajo po tekočem cevovodu. Dajte jim prednost po pomembnosti. Vprašajte se: "pri kateri nalogi se bom počutil najbolj izpolnjeno?" To je naloga št. 1. Ko imate tri naštete naloge, prelijte vsa opravila na poseben list papirja, ki ga boste zlahka pospravili. Pazite, da ne bo vidna.
2. Uporabite majhne zapiske Post-it ali podložene indeksne kartice. Majhen košček papirja vam bo fizično preprečil pisanje dolgega seznama opravil.
3. David Allen, guru seznama opravil, predlaga, da svojo nalogo zapišete kot dejanje. To vam bo preprečilo uporabo nespecifičnih izrazov pri oblikovanju seznama. Na primer, namesto »poiščite selitve« poskusite »pokličite mamo in jo prosite, naj predlaga selitelja«. Ali pa »začnite in končajte raziskave za Tima«, poskusite »Ali poiščite članek v reviji z izrazi: XYZ«. Eden od načinov, da preverite to, je vsakič, ko zapišete novo opravilo, se vprašajte: "Kaj je korak št. 1 za izvedbo te naloge?" Korak št. 1 postane vaša nova naloga.
4. Oglejte si eno nalogo naenkrat. Če je treh opravil na dan preveč, lahko povečate svojo produktivnost tako, da si ogledate seznam po eno opravilo naenkrat. Poskusite zdaj Naredite to. Če pa ste iz stare šole, napišite eno nalogo na zapisek Post-it in jih nato zložite, da se prejšnja opravila skrijejo.

Ivy Lee ni imela čisto prav; šest nalog je bilo za en dan kar preveč. A očitno je imel glavo na pravem mestu - nadaljeval je z rednim drgnjenjem in posvetovanjem za Rockefellerjeve. Charles Schwab je pozneje Bethlehem Steel zgradil v drugo največje neodvisno podjetje za proizvodnjo jekla.